Quy định về hóa đơn hợp pháp, hợp lệ, hợp lý

Văn bản áp dụng:

Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2013

Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2014

Thông tư 37/2017/TT-BTC ngày 27 tháng 04 năm 2017

1. Hóa đơn hợp pháp là gì?

Căn cứ theo quy định tại Điều 22 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về “Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp” thì hóa đơn bất hợp pháp là:

- Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.

- Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

- Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.

- Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).

⇒ Như vậy, qua đây chúng ta có thể rút ra được rằng hóa đơn hợp pháp là:

+  Hoá đơn đã làm thủ tục phát hành hoá đơn và còn giá trị sử dụng.

+  Hoá đơn do Bộ Tài Chính (Tổng cục thuế) phát hành và được cơ quan thuế cấp cho các cơ sở kinh doanh.

+  Hoá đơn do các doanh nghiệp tự in theo mẫu quy định và được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng.

Xem thêm: 5 trường hợp không bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP

2. Hóa đơn GTGT hợp lệ

Theo điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC có quy định về việc cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ GTGT đầu vào đối với các trường hợp:

- Hóa đơn GTGT sử dụng không đúng quy định của pháp luật như: hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT (trừ trường hợp đặc thù được dùng hóa đơn GTGT ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT);

- Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán;

- Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua;

- Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, hóa đơn bị tẩy xóa, hóa đơn khống (không có hàng hóa, dịch vụ kèm theo);

- Hóa đơn ghi giá trị không đúng giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ mua, bán hoặc trao đổi.

⇒ Như vậy hóa đơn GTGT hợp lệ chính là hóa đơn GTGT được viết theo đúng các Nguyên tắc quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và số 219/2013/TT-BTC:

- Phải ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế người mua – người bán.

- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

- Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán và ngày, tháng, năm  lập hóa đơn.

3. Hóa đơn hợp lý

- Khi nói đến hoá đơn hợp lý là nói đến chi phí hợp lý. Chi phí có hoá đơn hợp pháp, hợp lệ vẫn chưa đủ, nó còn phải hợp lý.

=> Nghĩa là nội dung trên hóa đơn phải đúng - phù hợp với nội dung đăng ký kinh doanh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN bên bán.

Ví dụ: Công ty không có xe ô tô, không thuê xe bên ngoài mà lại có hóa đơn xăng xe làm chi phí, không dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh => Hóa đơn này là không hợp lý.

Kế toán ACP chúc các bạn thành công!